Potilas- ja asiakasrekisteriseloste
Tämä on Adeta Oy:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen(GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.
1. Rekisterinpitäjä
Rekisterinpitäjä: Adeta Oy
Y-tunnus: 3000764-1
Osoite: Eteläsalmentie 7 B 18, 21620 KUUSISTO
Sähköposti: info@adeta.fi
2. Rekisterin yhteyshenkilö & tietosuojavastaava
Nimi: Adelina Svärd
Sähköposti: info@adeta.fi
Puhelin: 041 319 7857
3. Rekisterin nimi
Adeta Oy:n asiakasrekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn lainmukainen peruste (GDPR 6 ja 9 artiklat)
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on puheterapeuttisen kuntoutuksen toteutus.
Henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän lakisääteiseen velvoitteeseen pitää
rekisteriä puheterapiassa käyvistä asiakkaista (Henkilötietolaki 8 §, EU 2016/679) siten kuin
potilaan asemasta ja oikeuksista annetussa laissa säädetään (785/1992). Henkilötiedot ovat
salassa pidettäviä, ja puheterapeutilla on salassapitovelvollisuus. Tietoja luovutetaan vain
lakiin perustuen tai asiakkaan luvalla.
Tietoja käsitellään hoitosuhteeseen liittyvinä, ja asiakassuhde perustuu terapiasopimukseen.
Asiakkaan henkilötietoja tarvitaan palvelujen tuottamiseen, terapiasopimuksen laatimiseen,
asiakkaan henkilöllisyyden tunnistamiseen, kuntoutuksen suunnitteluun ja toteuttamiseen
sekä kuntoutuksen laskutusta varten.
5. Rekisterin tietosisältö (rekisteriin sisältyvät henkilötiedot sekä potilas ja asiakastiedot)
Rekisteriin tallennetaan aina vain välttämättömät tiedot. Rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä, ja tietoja käsitellään ainoastaan hoitosuhteeseen liittyvinä. Rekisterin tietoja ei yhdistetä muihin rekistereihin.
Potilaista voidaan tallentaa näitä tietoja:
– Asiakkaan henkilö-, yhteys- ja yksilöintitiedot: nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero ja
sähköpostiosoite
– Alaikäisen potilaan huoltajat yhteystietoineen
– Asiakkaan kuntoutuksen kannalta välttämättömät tiedot: tulosyy, esitiedot, asiakkaan
kuntoutusta koskevat lausunnot, arviot ja kuntoutuspalautteet, kuntoutuspäätökset,
maksusitoumukset tai palvelusetelit sekä kuntoutuksen tavoitteet
– Tietosuojaa, tiedonsiirtoa ja kuntoutusta määrittävät sopimukset
– Terapiamuistiinpanot, terapiapalautteet ja harjoitteluohjeet
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Mistä tiedot saadaan?
– Asiakkaalta itseltään saadut tiedot
– Asiakkaan huoltajalta tai muulta lähiomaiselta saadut tiedot
– Asiakkaan tutkimuksen, hoidon ja terapian toteutuksen yhteydessä muodostuneet tiedot
– Asiakkaan huoltajan luvalla, mm. päiväkodista, esikoulusta tai koulusta, saadut tiedot
– Kuntoutuksesta vastaavalta/maksavalta taholta (esim. maksusitoumuksen tai palvelusetelin
yhteydessä) saadut tiedot
7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset, ja tietojen siirto EU:n ja ETA:n ulkopuolelle
Henkilötiedot ovat salassa pidettäviä. Tietoja käsitellään ainoastaan hoitosuhteeseen
liittyvinä. Maksusitoumuksen tai palvelusetelin antaneille
kunnille/hyvinvointialueille/vakuutusyhtiöille lähetetään kuntoutuspalaute noin 1–4 kertaa
vuodessa. Asiakkaille lähetetään myös postitse kotiin kuntoutuspalaute. Kuntoutuspalaute
voidaan asiakkaan suostumuksella luovuttaa mm. asiakkaan toiselle terveydenhuollon
ammattihenkilölle, päiväkodille, esikoululle tai koululle. Tietoja ei missään vaiheessa siirretä
EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
8. Henkilötiedon säilytysaika ja säilytysajan määrittämisen kriteerit
Henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti niin kauan kuin hoitosuhde on voimassa. Tiedot
arkistoidaan hoitosuhteen päätyttyä sähköisen potilastietojärjestelmän (Diarium) kautta
potilastiedon arkistoon (Kanta-palvelut).
Terveydenhuollon toiminnasta syntyvien dokumenttien säilytysajat on määritetty
potilasasiakirja-asetuksessa, jossa todetaan mm. seuraavaa: Sähköisten potilastietojen
käyttöön ja luovutukseen liittyvät sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä
käsittelystä annetun lain 5 §:ssä tarkoitetut lokitiedot tulee säilyttää eheinä ja
muuttumattomina vähintään 12 vuotta niiden syntymisestä. 12 vuotta viimeisen käynnin
toteutumisesta säilytetään ajanvarauskirjat, muiden terveydenhuollon yksiköiden paperiset
lausunnot ja mahdolliset paperiset muistiinpanot. Erilaiset kuntoutukseen liittyvät tallenteet
säilytetään 12 vuotta tallenteen ottamisesta. Potilaan perustiedot ja keskeiset hoitotiedot
sisältävät asiakirjat säilytetään 12 vuotta potilaan kuolemasta ja, jos siitä ei ole tietoa, 120
vuotta potilaan syntymästä. Säilytysajan jälkeen paperiaineisto tuhotaan silppurissa.
9. Rekisterin suojauksen periaatteet ja rekisterin säilytyspaikka
A. Manuaalinen aineisto
Manuaaliset aineistot säilytetään paperimuodossa lukitussa arkistokaapissa, johon on pääsy
ainoastaan rekisterinpitäjällä (puheterapeutti Adelina Svärd).
B. Sähköiset aineistot
Sähköisesti tallennetut aineistot säilytetään tietoturvallisessa Diarium-
potilastietojärjestelmässä (Nordhealth Finland Oy). Diariumista käyntikirjausten ja palautteiden tiedot lähetetään sähköisesti Kanta-palveluun. Sähköisesti tehdyt terapiasopimukset (etäpuheterapiaa varten) säilytetään tietoturvallisesti VismaSign:in
arkistossa. Potilaisiin liittyviä sähköisiä tietoja säilytetään näin ollen ainoastaan Diariumin ja VismaSign:in arkistoissa.
Laskutus toimii tietoturvallisesti Diarium-potilastietojärjestelmän kautta (verkkolaskuissa ei
luovuteta potilastietoja lukuun ottamatta käyntien määrät, päivämäärät sekä esim. maksusitoumusten numerot).
Jos liitteitä tarvitsee lähettää laskun yhteydessä, tapahtuu se postin tai turvapostin kautta.
Jos palvelun tilaajalla on oma tietojärjestelmä potilastietoja varten (esim. palse.fi tai parastapalvelua.fi), tapahtuvat käyntikirjaukset, palautteiden lähettäminen ja laskutus tämän järjestelmän kautta.
Osoite: Diarium, Kanta-palvelut, VismaSign (sähköisiä järjestelmiä)
10. Rekisteröidyn oikeudet
Oikeus saada pääsy tietoihin EU 2016/679 15. artikla
Rekisteröidyllä tai hänen huoltajallaan on oikeus tarkastaa itseään tai huollettaviaan
koskevat tiedot ja saada pyydetyt potilastiedot. Tarkastuspyyntö tulee tehdä
henkilökohtaisesti tai kirjallisesti. Tarkistusoikeus on lähtökohtaisesti maksutonta.
Rekisterinpitäjä voi toistuvista pyynnöistä periä kohtuullisen maksun.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle EU 2016/679 77. artikla
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos
rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvia tietosuojasääntelyitä.
Oikeus vaatia tiedon korjaamista ja poistaa tiedot EU 2016/679 16. ja 17. artikla
Rekisteröidyllä tai hänen huoltajallaan on oikeus vaatia rekisterissä olevan tiedon
korjaamista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista; tai täydennettävä rekisterissä oleva,
rekisterin tarkoituksenvastainen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut tieto.
Korjauspyyntö tulee tehdä riittävän yksilöidysti henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai
kirjallisesti. Tiedon korjauspyyntö osoitetaan rekisteristä vastaavalle henkilölle.
Rekisterinpitäjän velvollisuus on käsitellä oikaisupyyntö ja tehdä virheellisten tietojen osalta
potilaskirjoihin oikaisumerkintä. Rekisterinpitäjän on vastattava oikaisupyyntöön noin
kuukauden kuluessa valituksesta.
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen EU 2016/679 20. artikla
Rekisteröidyllä on oikeus siirtää tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, jos tämä on teknisesti
mahdollista.
Adeta Oy
Adelina Svärd, puheterapeutti (FM)
Edellinen muokkaus: 22.11.2022
Tiedoksi vanhoille asiakkaille (ennen 10/2021)
Tmi Adelina Svärd:in (Y-tunnus: 3100864-6) potilasrekisterin tietoja ei voi enää käsitellä tai muokata 22.10.2021 lähtien nykyisen lainsäädännön takia.Olkaa yhteydessä Adelina Svärd:iin (0413196857 / info@adeta.fi), jos teillä on jotain kysyttävää tähän liittyen.